Am frustrierendsten sind die Tage, an denen man ständig beschäftigt und im Stress ist, abends aber kaum etwas geschafft hat. Wo gehen die ganze Zeit und Energie bloß hin? Wenn auch du immer wieder das Gefühl hast, nicht die Produktivität zu erreichen, die du gerne an den Tag legen würdest, solltest du dich einmal mit den Vorteilen von Timeboxing beschäftigen. Diese Technik hilft dir dabei, die kostbare Ressource Zeit zielführend einzusetzen und deine Produktivität spürbar zu steigern.
Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Methode zur Steigerung der Produktivität. Der Grundgedanke besteht darin, Deadlines zu nutzen, um sich selbst zu mehr Effizienz zu motivieren und Prokrastination zu vermeiden.
Die Strategie dient der Strukturierung des eigenen Tages ebenso wie der Organisation großer Projekte. Die Grundidee der Methode ist simpel und leicht umzusetzen. Die Herausforderung beim Timeboxing besteht darin, die nötige Disziplin aufzubringen, sich strikt an die selbst gesetzten Zeitlimits zu halten.
Wie funktioniert Timeboxing?
Beim Timeboxing machst du dir zunächst klar, welche Aufgaben du im Laufe eines Tages oder im Rahmen eines Projektes erledigen musst. Das kann vor allem im Projektmanagement von Vorteil sein. Für die Bewältigung einzelner Tätigkeiten legst du ein konkretes Zeitbudget fest.
Diese Zeitblöcke (= timeboxes) hältst du beim Arbeiten streng ein. Wenn du dir zum Beispiel 90 Minuten Zeit für wichtige Telefonate oder die Erledigung einer Teilaufgabe bei einem Projekt genommen hast, arbeitest du nur diese Zeit lang und gehst danach direkt zur nächsten Timebox über.
Die Strategie lebt von der Kraft von Deadlines. Wenn nur ein begrenztes Zeitkontingent zur Verfügung steht, arbeiten wir konzentriert und produktiv, um innerhalb dieser Zeit fertig zu werden. Ablenkungen sind weniger reizvoll und du nutzt den vorhandenen Zeitblock wirkungsvoll anstatt zu prokrastinieren.
Lege am besten To-Do-Listen an und schätze für jede Aufgabe ein, wie lange diese realistisch dauern wird. Weise dann den einzelnen Tätigkeiten ein konkretes Zeitfenster zu. Achte darauf, Puffer und Pausen einzuplanen, da ununterbrochenes Arbeiten weder sinnvoll noch gesund ist. Eine Aufgabe dauert immer so lange, wie Zeit zur Verfügung steht. Wenn du dir ein realistisches Zeitfenster setzt, erledigst du Arbeit in kürzester Zeit. Das gilt unabhängig von der Komplexität und der Größe einer Aufgabe.
In diesen Situationen ist Timeboxing nützlich
Timeboxing bietet sich für die Strukturierung deines Tages an und wird vor allem im Projektmanagement eingesetzt. Die Methode bietet jedoch Vorteile für alle, die ihre Zeit besser einteilen möchten. Sie legen dabei konkrete Timeboxes für den Vormittag und für die Zeit nach der Mittagspause in ihrem Kalender fest.
Im Projektmanagement gliederst du deine Projekte übersichtlich und sinnvoll und teilst den einzelnen Aufgaben geeignete Zeitbudgets in Stunden oder Minuten zu. Nicht zuletzt stärkt das Timeboxing das Teamwork. Einzelne Teammitglieder nutzen die ihnen zur Verfügung stehende Zeit, um ein Projekt voranzubringen. Das gelingt umso besser, je stärker die einzelnen Aufgaben miteinander verzahnt sind.
Wenn die Kollegen und Kolleginnen auf die eigenen Arbeitsergebnisse angewiesen sind, setzt man alles daran, diese in der vorhandenen Zeit fertigzustellen. Nicht zuletzt ist das Timeboxing bei der Organisation effizienter Meetings eine Hilfe. Verwandte Verfahren, bei denen das Timeboxing inkludiert werden kann, sind das SCRUM-Verfahren sowie die Pomodoro-Technik.
Wichtige Regeln beim Timeboxing
Das Zauberwort beim Timeboxing lautet: Disziplin. So simpel das Verfahren ist, so viele Stolperfallen musst du überwinden. Deine Hauptaufgabe besteht darin, dich an die festgesetzten Zeitfenster zu halten. Hänge nicht noch zehn Minuten dran, um eine Aufgabe fertigzustellen. Halte dich stattdessen punktgenau an deinen Plan und gehe, sobald der Zeitplan das vorschreibt, zur nächsten Aufgabe über. Solltest du regelmäßig trotz fokussierten Arbeitens deine Aufgaben nicht in der vorgegebenen Zeit bewältigen, hast du vermutlich ein zu enges Zeitfenster gewählt.
Bei der Planung deines Zeitmanagements kommt es darauf an, dass du die gesamte Zeit einsetzt, die dir zur Verfügung steht. Wenn du lediglich deinen Vormittag nach der Methode strukturierst, verfällst du nach der Mittagspause schnell in alte, unproduktive Verhaltensmuster. Außerdem solltest du die verschiedenen Aufgaben im Vorfeld planen, um dich anschließend ganz deiner Arbeit widmen zu können.
Zunächst wird sich das Verfahren ungewohnt und recht straff anfühlen, doch schon bald wirst du die Vorteile bemerken, welche die Methode mit sich bringt. Durchhaltevermögen lohnt sich. Schnell gewinnst du an Produktivität und arbeitest wirtschaftlicher und effizienter.
Eine perfekte Symbiose: Timeboxing und Batching
Das Batching ist ein Verfahren, das mit dem Timeboxing optimal Hand in Hand geht. Hiermit ist gemeint, wiederkehrende und ähnliche Aufgaben zu bündeln. Wenn du zum Beispiel im Laufe des Tages verschiedene Telefonate führen musst, solltest du diese am Stück tätigen. Das ist effizienter, als wenn du immer ein Telefonat führst und dich dann eine halbe Stunde lang etwas anderem widmest. Jedes Telefonat reißt dich sonst aus deiner Arbeit heraus und du musst dich nach jedem Gespräch neu einfinden.
Wenn du zum Beispiel im Sales-Bereich telefonieren musst, um neue Kunden und Kundinnen zu gewinnen, solltest du die Telefonate am Stück in deinem Tagesplan unterbringen. Recherchen, die Zusammenstellung von Angeboten, die Auswertung von Kundengesprächen und vieles mehr erledigst du hingegen gebündelt in einer anderen Timebox des Tages. Du wirst sehen, dass du dich viel weniger ablenken lässt, produktiver arbeitest, Zeit einsparst und größere Gewinne erwirtschaftest.
Gute Gründe für das Timeboxing
Ob sich der Einsatz von Timeboxing lohnt, ist eine Typfrage. Vor allem kreative Menschen brauchen größere Freiheiten, als die Methode zu bieten hat. Für die meisten bringen die klare Struktur und die Deadlines beim Timeboxing jedoch eine große Hilfe beim Zeitmanagement mit sich.
Es gibt eine Vielzahl an Timeboxing-Tools, die bei der Sortierung, Strukturierung und Zeitbudgetierung einzelner Aufgaben helfen. Beispielsweise setzen viele Anwender und Anwenderinnen eine Zeiterfassungs-App ein. Somit gelingt bereits die Planung einzelner Aufgaben durch den Einsatz von Zeitblöcken schnell und effizient.
